Hoe maak je een effectief dashboard?

Misschien herken je ze zelf ook wel? Wellicht heb je ze zelf ook weleens gemaakt? Dashboards die er geweldig uitzien, maar die je eigenlijk niet vertellen wat je wilt weten. Deze dashboards bevatten de mooist grafieken en tabellen, maar juist door alle variaties en verschillende kleuren wordt het een wirwar van data.

Waarschijnlijk ben je niet de enige binnen de organisatie die moeite heeft om deze dashboards te doorgronden. Dit is ook de reden dat deze dashboards in verloop van tijd weinig aandacht krijgen, of überhaupt niet bekeken worden. Men ziet door de bomen het bos niet meer en weet eigenlijk niet waar men naar moet kijken.

De informatie wordt niet op de juiste manier gepresenteerd en in sommige gevallen wordt zelfs de verkeerde informatie gepresenteerd. Al die uren ontwikkeling is dan voor niks geweest. En dat is zonde van de tijd!

Waarom maken we gebruik van dashboards?

Dashboards zijn uitermate geschikt om snelle inzichten te geven en je belangrijkste vragen te beantwoorden, zoals:

  1. Worden de doelstellingen behaald?
  2. Hoeveel transacties zijn er binnen X-periode behaald?
  3. Hoe presteert onze marketingfunnel?
  4. Wat is de rol van kanaal x?

Een dashboard is een instrument dat wordt gebruikt voor het verzamelen en weergeven van informatie met betrekking tot de essentiële klanteisen en/of uw bedrijfsprestaties voor belangrijke klanten.

Welke informatie voeg je toe aan een dashboard?

Hoe zorg je er nou voor dat je de juiste informatie presenteert en hoe zorg je ervoor dat men dashboards begrijpt en wil gebruiken?

Het zou mooi zijn om dit in een ‘top 5 grafieken voor dashboards’ lijstje te verwerken, maar zo simpel is het niet. Dit komt omdat niet elk dashboard hetzelfde doel heeft. Niet iedereen binnen de organisatie heeft behoefte aan dezelfde informatie en dat brengt ons bij de essentie en eerste stap. Voordat je begint met het ontwikkelen van een dashboard moet je de volgende vragen stellen:

Voor wie maak ik dit dashboard?
Aan welke informatie heeft deze persoon/groep behoefte?
Hoe bied ik deze informatie aan, zodat de belangrijkste informatie direct zichtbaar wordt?
Is dit te realiseren binnen 1 dashboard, of zijn er verschillende varianten nodig?

    Bij het uiteindelijk uitbouwen moet je jezelf steeds weer bovenstaande vragen blijven stellen. Voor wie, met welk doel en hoe visualiseer je dit? Hoe zorg je ervoor dat de belangrijkste informatie opvalt?

Less is more

Het is daarbij belangrijk om in het achterhoofd te houden dat een dashboard je inzicht geeft, maar niet hoeft te vertellen wat de oorzaak is. Hiervoor zal men dieper de data in moeten duiken.

Het motto van Digitalworks bij het ontwikkelen van een dashboard is dan ook “Less is More”. Ontbrekende informatie kan toegevoegd worden, dus waarom zou je een dashboard op voorhand vullen met informatie waarvan je niet zeker weet of de gebruiker daarop zit te wachten.
Dit creëert het probleem dat we eerder besproken; te veel informatie en irrelevante statistieken.

Onze ervaring leert dat de gebruiker uiteindelijk om aanvullende informatie vraagt als deze gewenst is. Dan kan bepaald worden of de informatie binnen het dashboard past, of juist tot verdiepende informatie behoort. Optioneel kan er dan eventueel een aangepast rapport gecreëerd worden, of een verdiepend dashboard gemaakt worden, als de informatie niet binnen het bestaande dashboard past.

Hoe visualiseer je een dashboard?

Zoals eerder benoemd is het motto van Digitalworks bij het ontwikkelen van een dashboard “Less is More”. Dit geldt niet alleen voor de informatie die je toevoegt, maar ook voor de visualisatie van deze informatie. Door elk element een eigen styling te geven, ontstaat een poppenkast aan kleuren en wordt je dashboard een kermis. 

Door te werken met regels of triggers kun je elementen uitlichten als er een dusdanige afwijking geconstateerd wordt. Hiermee wordt voor de gebruiker direct inzichtelijk welk element aandacht behoeft, omdat daar iets afwijkends heeft plaatsgevonden. Gebruik een afwijkende kleur als de KPI achter ligt op doelstellingen. Simpel, maar effectief in de visualisatie, omdat deze opvalt tussen de andere cijfers. 

In het voorbeeld hiernaast van Fitbit is direct duidelijk waar men achter ligt op doelstellingen en welk doel men al heeft bereikt. 
Deze regels kun je toepassen op alle type grafieken, tabellen etc. Om opvallende afwijkingen inzichtelijk te maken. Ook het gebruik van herkenbare icons of afbeeldingen kan helpen om het gebruik van veel tekst te beperken. 

Conclusie

Zoals nu wel duidelijk is, is het ontwikkelen van een goed dashboard niet iets dat je zomaar even doet. Het is belangrijk om een goed plan uit te werken, voordat het dashboard ontwikkeld wordt. En stel daarbij de kernvragen:

• Voor wie maak ik dit dashboard?
• Aan welke informatie heeft deze persoon/groep behoefte?
• Hoe bied ik deze informatie aan, zodat de belangrijkste informatie direct zichtbaar wordt?
• Is dit te realiseren binnen 1 dashboard, of zijn er verschillende varianten nodig?

Als je deze vragen kunt beantwoorden, dan weet je welke informatie er in jouw dashboard zichtbaar moeten zijn. Het is dan de taak om te bepalen welke visualisatie hierbij het beste past en hoe je afwijkingen hierin inzichtelijk gaat maken.